Durante muito tempo, eu tinha dificuldade em lidar com esse tipo de cliente, aqueles que cobram incessantemente por um serviço, mesmo após terem recebido um prazo de entrega.
Parecia que eles achavam que eu não estava cuidando do processo e isso era muito desgastante. Mas aprendi três coisas que ajudaram a eliminar quase todos os meus clientes ansiosos, sem precisar demiti-los.
Primeiro: Sempre em TODA a comunicação com o cliente diga expressamente o prazo para as solicitações, todas, independentemente do que seja, como o recálculo de guias, cópia de um contrato social ou CNPJ.
Tudo o que o cliente pedir deve ter um prazo estipulado por você. Além disso, sempre dê um prazo maior do que aquele que você consegue cumprir e nunca faça nada na hora. Isso demonstra ao cliente que você tem um processo dentro do seu escritório e que ele será resolvido, sem exceções.
Segundo: Cumprir os prazos que você estabeleceu. No início, pode ser difícil lidar com prazos, mas é muito importante que você os cumpra. Se você cumprir nove prazos e não cumprir um, o cliente vai achar que você não cumpre prazos.
É preciso ser uma exceção muito grave para você não cumprir algum prazo estipulado para o seu cliente. Se isso acontecer, comunique-o dentro do prazo que você deu.
Terceiro: não abra exceções. Não até que todos os clientes estejam adaptados. Como contador, você pode ter a tendência de querer ajudar todos os seus clientes, mas não é sua responsabilidade resolver as urgências deles.
Não deixe que os clientes passem suas urgências para você. Se você abrir exceções, acabará ensinando o caminho para o cliente que quer tudo para ontem e isso só trará mais trabalho para você.
Espero que essas dicas possam ajudá-lo a lidar melhor com clientes ansiosos.
Lembre-se de que, ao cumprir prazos e comunicar-se de forma clara com seus clientes, você demonstra profissionalismo e aumenta a satisfação do cliente com o seu serviço.