Hoje vou compartilhar com você cinco dicas rápidas para aumentar a produtividade dentro dos escritórios de contabilidade.
Tenho certeza de que se você seguir essas dicas, conseguirá aumentar muito a produtividade tanto sua quanto de seus funcionários, e principalmente seus clientes vão se beneficiar com isso.
A primeira dica é ter funções bem definidas. É preciso ter clareza, não só você, mas principalmente seus funcionários, sobre quais são as atribuições e as responsabilidades de cada um dentro de cada departamento.
Já vi vários contadores que compartilharam comigo que os funcionários ficavam perdidos em relação a quem fazia o quê dentro do escritório de contabilidade. É importante não misturar tarefas e ter cada uma bem definida para que não haja confusão.
A segunda dica é ter indicadores e metas para serem cumpridas dentro do escritório de contabilidade com seus funcionários. Por exemplo, no departamento fiscal, quais são as tarefas que precisam ser feitas e as metas que precisam ser cumpridas até determinado prazo?
É importante ter esses indicadores para saber se as funções estão sendo bem desempenhadas ou não.
A terceira dica é ter um sistema de gestão de processos e de tarefas, independente do tamanho do escritório. É fundamental para que você não fique perdido e para que nada passe despercebido. Cada demanda de cliente deve ser direcionada para os departamentos responsáveis e é importante que você tenha um sistema para acompanhar o progresso de cada tarefa.
Se você tem poucos funcionários, recomendo o uso do Trello, um sistema gratuito de gestão de tarefas. Se você tem mais funcionários, é necessário ter um sistema mais avançado, como o Gestta.
A quarta dica é ter uma pessoa responsável por transferir as tarefas e solicitações dentro do escritório de contabilidade. O ideal é ter uma pessoa que centralize todas as solicitações dos clientes e repasse as tarefas para os departamentos responsáveis, verificando se todas estão sendo feitas no prazo determinado.
É importante ter uma pessoa que gerencie o atendimento ao cliente e delegue as tarefas.
Por fim, a quinta dica é ter uma rotina de comunicação eficiente. É preciso que todos estejam cientes do que está acontecendo e que possam se comunicar de forma clara e objetiva.
Para isso, é necessário ter um canal de comunicação aberto e acessível a todos os funcionários.
Essas foram as cinco dicas para aumentar a produtividade dentro dos escritórios de contabilidade. Espero que tenham sido úteis para você.
Não se esqueça de colocá-las em prática e ver os resultados positivos em sua empresa. Lembre-se de que a produtividade é fundamental para o sucesso de qualquer negócio.