Se você é contador e trabalha sozinho, sem funcionários em seu escritório de contabilidade, pode se sentir perdido em relação às rotinas diárias, prioridades de tarefas e processos de demandas.
Se este é o seu caso, este texto é para você!
Vou compartilhar com você a rotina passo a passo que eu seguiria se estivesse começando do zero.
A rotina será dividida em três blocos principais, mas antes disso, preciso dar duas dicas muito importantes.
A primeira é que você precisa ter um horário de funcionamento estabelecido para o seu escritório, como das 9h às 17h, com uma hora de almoço, por exemplo.
É essencial cumprir esse horário, porque os clientes esperam ser atendidos nesse período.
Trabalhando em home office, pode ser difícil seguir um horário, mas é importante ter um espaço reservado e separado para trabalhar, se possível.
Não é fácil evitar distrações quando se tem filhos ou familiares em casa, mas ter um espaço específico ajuda a manter a concentração.
A segunda dica é que você precisa ter um sistema de gerenciamento de tarefas.
Se estivesse começando hoje, eu usaria o Trello, que é gratuito, por exemplo, para criar e gerenciar suas tarefas.
Minha missão aqui é justamente ensinar você a utilizar o Trello da melhor e mais simples forma possível para seguir a rotina diária e evitar que você perca alguma demanda importante.
Primeiramente você vai criar um quadro com o nome do seu escritório.
Neste quadro você vai criar 3 LISTAS:
Lista 1: PROCESSOS: Aqui você vai cadastrar todos os processos que você cobra a parte para fazer no seu escritório de contabilidade, como abertura de empresa, alteração, encerramento, declaração do imposto de renda de pessoa física e jurídica, entre outros.
Crie um cartão para cada processo com o nome da empresa e do que se refere o processo para facilitar a busca quando precisar e na ordem em que eles aparecem no seu escritório.
Lista 2: SOLICITAÇÕES – Essa coluna é para todas as solicitações e demandas que aparecem do seu cliente no dia a dia, mas em geral você não cobra a parte para fazer. Por exemplo, recálculo do FGTS, declaração de faturamento, dúvidas de clientes, preenchimento de formulários e outras tarefas que o cliente possa solicitar.
Faça o mesmo, crie um cartão para cada solicitação, também na ordem em que as solicitações são feitas.
DICA EXTRA ESSENCIAL: Sempre, sempre e SEMPRE comunique o seu cliente sobre o prazo que você pretende exercer a tarefa e NUNCA, NUNCA, NUNCA faça qualquer solicitação na hora.
O objetivo é que você use freneticamente essa lista para cadastrar todas as demandas que são solicitadas a parte e que você crie uma rotina para realizar tais taferas, que vou descrever ao final.
Continuando…
Lista 3: ROTINAS MENSAIS – esse bloco é para as rotinas mensais que precisam ser realizadas em seu escritório, como fechamento contábil, conciliação bancária, envio de guias de impostos e outras demandas recorrentes. O SEGREDO AQUI É RECORRENTE, ou seja, aquelas rotinas que você vai executar todos os meses para o cliente.
Crie uma coluna no Trello iniciando com o nome da rotina e depois o cliente e busque sempre colocar das primeiras (início do mês, por exemplo ISS TOMADOR OU FOLHA DE PAGAMENTO) para as últimas (DAS, CONTABILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS).
Com essas 3 listas criadas e todas as tarefas adicionadas, a sua ROTINA DIÁRIA será a seguinte:
Passo 1: Ao chegar no escritório você vai iniciar executando o máximo que der de cada processo da “Lista 1: PROCESSOS” porque são processos que colocam DIRETAMENTE dinheiro no seu bolso, por tanto são prioritários e quanto antes você concluir, melhor.
Passo 2: Você vai executar todas as tarefas que foram solicitadas no dia anterior da “Lista 2: SOLICITAÇÕES” (lembre-se, NUNCA faça uma tarefa no mesmo dia, mesmo que você possa).
Passo 3: O tempo que sobrar você vai executar as tarefas da “Lista 3: ROTINAS MENSAIS” e a dica aqui é que, ao invés de você “arquivar” o cartão ao concluí-lo, você vai criar uma quarta lista também de Rotinas Mensais, porque assim você vai passando um cartão de uma lista para outra e no mês seguinte a sua lista de rotinas mensais estará pronta e você não precisará criá-la novamente.
Lembre-se de já ir passando de uma para outra seguindo a ordem cronológica do mês, por exemplo ISS TOMADOR, depois FOLHA, depois DAS, Contabilização de Documentos, etc.
E também é fundamental dentro de cada cartão você adicionar um CHECKLIST para a ordem da execução de cada tarefa pra você não se perder de como está o processo, o que foi feito e o que falta executar.