Método específico para gestão de escritório contábil, ok?
Pode não ser útil caso você tenha uma indústria ou cafeteria 😉
Durante mais de 8 anos me dediquei a aprimorar a gestão financeira do escritório, porque depois de quebrar uma empresa, aprendi na pele o quão importante é ter esse controle.
E se tem algo que eu aprendi sobre isso é: Menos é mais!
Se seguir essa metodologia, você conseguirá otimizar seu tempo e ocupará no máximo 2 horas por semana para cuidar de todo o financeiro da sua contabilidade com todos os dados necessários.
Você vai precisar de:
1) Conta corrente A;
2) Conta corrente B;
3) Gerencianet;
4) Asaas;
5) Mobills;
A conta corrente A é uma conta onde somente eu tenho acesso e utilizo para pagar as contas do escritório, como folha de pagamento, aluguel, pro-labore (ou antecipação de lucros), sistema contábil, dentre outras coisas.
A conta corrente B é uma conta que os funcionários tem acesso e é utilizada principalmente para pagamento das taxas e guias de processos do departamento de legalização. Também é utilizado o cartão desta conta para comprar o café da manhã das segundas feiras no mercado, compra de água e alguns materiais de escritórios utilizados no dia a dia (papel, caneta, produtos de limpeza, etc).
Os sistemas Gerencianet e Asaas são utilizados para recebimento dos serviços do escritório da seguinte forma:
Gerencinet: Utilizado SOMENTE para gerar links de pagamento de serviços extras, como abertura de empresas, IRPF, Regularização de CNPJ, abertura de MEI completo dentre outros.
Asaas: Utilizado para geração das cobranças de recorrência de honorários contábeis.
Ele envia e-mail e sms com o boleto de cobrança para o cliente alguns dias antes e no dia do vencimento, e caso o cliente não tenha pago o honorário na data, ele envia sms, e-mail, whasapp e até ligação telefonica para cobrá-lo.
Com esse sistema consegui reduzir 1 funcionário da equipe e ainda manter a inadimplência na casa dos 3%.
Também deixo o Asaas configurado para emissão de nota fiscal de serviços de modo automático, assim ele emite a nota fiscal para o cliente quando é confirmado o pagamento.
O Assas também tem a função de geração de links para recebimento, porém prefiro utilizar o Gerencianet porque nele você coloca o Juros para o Cliente! (No Asaas você não tem essa opção ainda, tendo que calcular o juros manualmente ou tendo que arcar voce, com o juros do parcelamento).
Na parte da gestão financeira em si, utilizo o sistema Mobills para lançamento do contas a pagar e receber e geração de relatórios financeiros para minha gestão.
Utilizo o Mobills porque ele é simples, gratuito e possui um app no celular que tenho acesso de qualquer lugar (sem precisar usar ou levar o notebook para viagens etc).
No Mobills eu cadastrei as seguintes categorias de despesas (no fundo você verá que, mais do que isso, é desnecessário):
Aluguel
Energia Elétrica
Funcionários
Impostos e Taxas
Lucros Distribuidos (pro-labore)
Marketing
Material de escritório
Outras despesas
Sistemas e assessoria
Taxas de Processos
Telefone e Internet
E como categorias de Receita eu cadastrei:
Honorários
Serviços Extras
ROTINA PARA FAZER O FINANCEIRO
Toda sexta feira eu entro no Asaas e transfiro para conta corrente A o valor total disponível lá, faço o lançamento com o valor liquido no app Mobills;
Entro no Gerencianet e faço a mesma coisa, transferindo o valor todo e lançando no Mobills também pelo valor liquido;
-Não tem porque ficar lançando o valor das taxas de cobranças já que elas são obrigatórias e só terão alteração se você mudar para outro sistema, muito trabalho para o que representa no máximo 0,05% do faturamento-
Entro no Mobills e vejo todas as contas a pagar entre aquela sexta feira e a próxima e vou pagando todas as contas e dando baixa no app, cujo as contas recorrentes eu já havia cadastrado antes;
Transfiro uma parte do valor para a conta corrente 2, para que os funcionários não fiquem sem dinheiro para pagar taxas de processos e acabe atrasando algum serviço;
Pronto, é só isso.
Observações importantes e métricas:
Tento manter as despesas do escritório nas seguintes porcentagens, em relação ao faturamento:
FUNCIONÁRIOS 35%
LUCROS 30%
IMPOSTO 10%
MARKETING 5%
ALUGUEL 7%
SISTEMAS E ASSESORIA 6%
OUTROS 7%
Também vou compartilhar, quais são as contas que eu tenho cadastradas em recorrência, a data e a categoria correspondente (pra você ter como exemplo):
Dia 1:
UNIMED (FUNCIONÁRIOS)
Dia 5:
SALÁRIOS (FUNCIONÁRIOS)
CONDOMÍNIO (ALUGUEL)
Dia 7:
FGTS (FUNCIONÁRIOS)
Dia 10:
ALUGUEL (ALUGUEL)
AGENCIA DE MARKETING (MARKETING)
Dia 15:
IPTU (ALUGUEL)
AGENCIA DE MARKETING 2 (MARKETING)
ECONET (SISTEMAS E ASSESSORIA)
CLARO NET (TELEFONE E INTERNET)
Dia 20:
DAS (IMPOSTOS E TAXAS)
INSS (FUNCIONÁRIOS)
GESTTA (SISTEMAS E ASSESSORIA)
IOB (SISTEMAS E ASSESSORIA)
Dia 24:
CPFL (ENERGIA ELÉTRICA)
Dia 25:
SWOOD VALE REFEIÇÃO (FUNCIONÁRIOS)
VALE TRANSPORTE (FUNCIONÁRIOS)
IRRF (FUNCIONÁRIOS)
Em algumas épocas deixo alguns lançamentos recorrentes como por exemplo a NUBE, empresa que trata da manutenção de estagiários.
Todos os outros pagamentos que acabam ocorrendo no dia a dia eu deixo para lançar no Mobills na sexta feira, assim também já faço a conciliação bancária para ver se os saldos das duas contas estão batendo com o saldo da Mobills e pronto.